Akademia Kupca

Badanie Funkcji Zakupu

Celem Badania Funkcji Zakupu jest przedstawienie propozycji rozwiązań problemów zgłaszanych przez Klienta. Wyznacza kierunek działań, które należy podjąć, aby wyeliminować negatywne skutki bieżących działań zakupów w przedsiębiorstwie.

Zakres

Badanie Funkcji Zakupu swoim zakresem może obejmować następujące obszary: proces zakupów operacyjnych, proces zakupów strategicznych, procedury obowiązujące w zakupach, strukturę funkcji zakupu oraz zespół (pracowników działu zakupów, strukturę dostawców). Klient decyduje, który element zakupów będzie podlegać badaniu oraz w jakim kierunku ma być ono przeprowadzone.

W

Metody

Badanie przeprowadzane jest przy wykorzystaniu metody monograficznej (szczegółowe badanie funkcji biznesowe). Koncentruje się na cechach i elementach zakupów, dostarczając charakterystykę funkcjonowania zakupów w organizacji wraz z wnioskami i rekomendacjami.

Metodami wykorzystywanymi w trakcie audytu są:

  • metoda badania dokumentów (gromadzenie, selekcja, analiza i interpretacja),
  • metoda analizy porównawczej (komparatywna): punktem wyjścia są europejskie standardy w zakresie zakupów,
  • wywiad z pracownikami Działu Zakupów,
  • wywiad z uczestnikami procesu (klienci wewnętrzni),
  • wywiad z Kadrą Zarządzającą.

Ocena Dojrzałości Funkcji Zakupu

Badanie Funkcji Zakupu połączone jest z Oceną Dojrzałości Funkcji Zakupu (badanie ankietowe z pytaniami otwartymi). Kompleksowe oraz holistyczne spojrzenie na badany obszar daje możliwość głębokiej analizy i dobrania rozwiązań dopasowanych do organizacji.

Badanie Funkcji Zakupu

Czas trwania Badania Funkcji Zakupu uzależniony jest od kilku czynników: zakresu badania ustalonego wspólnie z klientem, ilość dokumentów do przeanalizowania oraz ilości osób biorących udział w badaniu. W ciągu jednego dnia roboczego jest możliwość przeprowadzenia wywiadu na maksymalnie 5 osobach. Wywiad z uczestnikiem procesu zakupu zajmuje ok. 1 godziny, z pracownikiem Działu Zakupów ok. 2 godzin.

Badanie Dojrzałości Funkcji Zakupu

Badanie Dojrzałości Funkcji Zakupu realizowane jest zdalnie i rozpoczyna się spotkaniem online, na którym uczestnicy są informowani o jego przebiegu. Ankieta udostępniania jest uczestnikom w formie interaktywnego formularza. Badanie trwa przez tydzień.

Formuła

Badanie Funkcji Zakupu oraz Badanie Dojrzałości Zakupowej może odbywać się w formie stacjonarnej, zdalnej lub w formie hybrydowej (część rozmów z pracownikami może odbywać się w lokalizacja wskazanej przez Klienta, część zdalnie).

Koszt usługi

Na koszt usługi mają wpływ następujące czynniki:

  • lokalizacja badania (przy formule zdalnej nie ma konieczności ponoszenia kosztów logistycznych związanych z organizacją podróży służbowej; niemniej jednak rekomenduje się, aby wywiady przeprowadzać na bezpośrednich spotkaniach w lokalizacji wskazanej przez Klienta),
  • ilość dokumentów do przeanalizowania, przy czym dokumenty stanowią procedury, polityki, instrukcje oraz formularze, którymi posługuje się Dział Zakupow oraz dokumenty ilościowe dotyczące statystyk Działu Zakupów,
  • ilość uczestników biorących udział w badaniu,
  • koszty analizy wyników badania, przygotowania rekomendacji oraz prezentacji wyników.

Badanie funkcji zakupu jest wycenianie indywidualnie ze względu na swój specyficzny charakter.