Dział Zakupów w wielu organizacjach nie pełni roli strategicznej funkcji zakupowej. Często pomijany przy okazji projektów usprawniających proces, czy przy budżetowaniu szkoleń podnoszących kwalifikacje pracowników. Jeżeli już Kierownikowi Zakupów uda się wywalczyć budżet na szkolenia dla działu, przeważnie dotyczą one negocjacji, lub może nawet częściej – manipulacji, czyli wyciskania dostawcy, jak cytrynę, lania wody oraz blefowania. „No bo co też może być skomplikowanego w zakupach, z czego oni chcą się szkolić?”. „Narzędzia? Jakie narzędzia? A co, Excel nie wystarczy?”. A dostawców szukaj w Google.
Powiem coś bardzo wprost, może trochę nazbyt brutalnie, ale prosto z mojego zakupowego serca. Powiem, bo wiem, że może nikt oprócz mnie nie odważy się powiedzieć na głos. Będzie bolało, ale mniej niż niezrealizowane zamówienia sprzedaży, których nie możesz wysłać do klienta, bo produkcja nie ma z czego produkować.
Przeważnie, kiedy produkcja i sprzedaż chcą przyśpieszyć – Dział Zakupów zaciąga hamulec ręczny.
Nawet jeśli zakupy kupią, to i tak nie dojeżdża na czas – produkcja stoi, klienci odchodzą. Nawet jeśli dojedzie – sprzedaż leży, bo rzeczywiste koszty zakupu mają się nijak do kosztów z kalkulacji zatwierdzonej przez klienta, więc w sumie produkować nie ma sensu, bo sprzedaż jest na zerowej, lub ujemnej marży. I tak to się kręci, krok do przodu, dwa kroki w tył. „Stara bida”.
Część Klientów odchodzi, wysyłają skargi i żądają rekompensaty za opóźnione zamówienia. A w firmie zaczyna się tzw. friendly fire, czyli bratobójczy ogień, produkcja strzela do zakupów („bo nie ma towaru”), zakupy strzelają do produkcji („bo plany produkcyjne nie są zamrażane”), magazynowi też się oberwie rykoszetem („bo stany magazynowe są niezgodne ze stanami wykazywanym w ERP i magazyn w ogóle nie przyjmuje towaru na czas, tylko towar leży nieprzyjęty na magazynie aż zniknie”).
Dział Zakupów jest największą szansą dla organizacji na sukces i równocześnie największym zagrożeniem ciągłości biznesu. Jeśli zakupy nie kupią – nie wyprodukujesz. Jeśli nie wyprodukujesz – nie sprzedasz. Jeśli kupią drogo – sprzedasz, ale nie zarobisz a czasami nawet dołożyć trzeba będzie do interesu.
Zakupy w większości firm produkcyjnych (nie mówię o dużych korpo) mają wymiar operacyjny, reaktywny, praca w trybie „pożar wiadomo gdzie”. Większość organizacji nie ma wdrożonego strategicznego zarządzania zakupami, ponieważ myli je z negocjacjami, w których najczęstszym pytaniem, jest pytanie za sto punktów – jaka jest stolica Maroka?. Odpowiedź dostawcy kupiec kwituje następującym stwierdzeniem: „ta cena, to jak za zboże”.
Nie chodzi mi o to, że zakupy robią coś źle. Chodzi mi bardziej o to, jak niby miałyby robić to inaczej? Przeważnie nie ma nikogo w organizacji, kto powiedziałby, jak robić zakupy dobrze. Z zakupami jest trochę, jak z ortografią. Każdy zna słowa, nie każdy umie napisać je poprawnie. czasami też z dykcją jest problem. Niektórzy do dnia dzisiejszego myślą że pewną męską część ciała pisze się przez samo „h”. I nie wytłumaczysz, bo „on całe życie przez samo „h” pisał i w każdej firmie przez samo „h” i tak być musi, nie inaczej, bo w każdej firmie tak było i on od 20 lat tak pisze”. Ja nigdy nie obwiniam działu zakupów, zawsze zastanawiam się, na ile pracownicy mają szansę na dobre wykonywanie swoich obowiązków. Na ile organizacja zainwestowała w to, aby nauczyć ich zakupów, żeby nauczyć ich tej zakupowej ortografii, żeby nie robili błędów a jak już je robią, to na ile organizacja inwestuje w nich, żeby tych błędów ich oduczyć. I czy ktoś w ogóle sprawdza te zakupowe dyktanda. A na ile po prostu posadzili człowieka przed komputerem i powiedzieli: zamawiaj. No bo co, przecież „każdy głupi umie kupić”.
Najczęstsze wnioski, jakie wyciągam, po audytach funkcji zakupu, które są odpowiedzią a jednocześnie wskazówką, są następujące:
-
Jeżeli zakupy operacyjne mają problem z utrzymaniem ciągłości produkcji, to jest to wina przeważnie braku zakupów strategicznych i braku wdrożonego systemu zarządzania zakupami. problemem nie są ludzie a system, czy bardziej brak systemu. Nie ludzie a proces, czy też brak procesu. Nie operacja a brak strategii.
-
Tak, ja wiem, że „po coś Ci pracownicy zostali zatrudnieni”, ale nie można wymagać od nich strategicznego zarządzania zakupami, jeżeli nigdy niczego w tym obszarze się nie uczyli. Wiedza o zakupach jest trudno-dostępna a szkolenia często prezentują wiedzę, która jest już nieaktualna lub trudna do implementacji, ze względu na brak kompetencji w organizacji. Można na szkoleniu uczyć się o macierzy Krajilica, ale co Ci po tej nauce, jak nie masz kompleksowej listy dostawców a dane dotyczące wielkości zakupów w skali roku są dostępne tylko dla księgowości. Bo Ty nie masz uprawnień do tego modułu. Albo lepiej – nie ma modułu, bo nie ma ERP a księgowość jest w firmie zewnętrznej, która tylko za dodatkową wysoką opłatę jest w stanie przygotować Tobie taki raport.
-
Nie, nie chodzi o to, żeby zatrudnić kolejną osobę do działu, ale żeby zatrudnić kogoś, kto pokaże, jak to wszystko poukładać, poukłada razem z zespołem z uwzględnieniem ich nawyków i obszarów do rozwoju a później odejdzie. Niczym Magda Gessler w Kuchennych Rewolucjach. Za pół roku wracam i sprawdzam, jak sobie radzicie.
-
Nie można zarządzać czymś, czego nie można zmierzyć – dane zakupowe są bardzo ważne, porządek w indeksach i dostawcach to fundament. Najpierw posprzątaj, przecież nie zmywasz w brudnym zlewie.
-
Wiedza powinna być własnością organizacji a nie pracownika. W przeciwnym przypadku wiedza odchodzi razem z człowiekiem a odtworzenie jej jest czasami niemożliwe i zawsze dużo kosztuje.
-
Przejrzyj listę dostawców, czasami mniej oznacza lepiej. Po co dzielić 6cio porcjowy tort na 20 części. Nikt się nie naje, każdy będzie niezadowolony. Czasami zamiast o znalezienie nowego dostawcy chodzi o racjonalizację bazy obecnych dostawców.
-
Inwestuj w rozwój zakupów mądrze. Szkolenia są ważne, ale czasami lepszy efekt przyniesie organizacji zatrudnienie eksperta na 2-3 dni w tygodniu przez kolejne 3-6 miesięcy, który nauczy dział zakupów pracować efektywnie i uzbroi pracowników w wymagane kompetencje oraz wiedzę. Ten brak na produkcji kosztuje więcej, niż praca eksperta, uwierz mi. Trudno jest odzyskać klienta, jeśli zawiodło się jego zaufanie przez nieterminowe dostawy.
Jeśli w Twojej firmie słyszysz jedno z poniższych zdań:
- Brakuje nam towaru, części nie są pozamawiane.
- Dostawy nie przyjeżdzają na czas, mamy spore opóźnienia.
- Mamy za mało dostawców, to pewnie stąd te problemy, musimy poszukać nowych.
a Dział Zakupów zaciąga hamulec ręczny – zadzwoń do mnie i porozmawiajmy. Naprawdę nie potrzeba wiele, by odwrócić tą sytuację a rozmowa nic nie kosztuje. Mój numer to: +48 508 354 430.
Z pozdrowieniami
Julia